Quando si provvede a fare una stampa, il programma visualizza sempre una maschera di selezione.
In base alle opzioni nei parametri si possono eseguire le stampe in grafica o con Crystal 8 o con Crystal XI.
La maschera con la versione Crystal 8:
La maschera con la versione Crystal XI:
La selezione di stampa è fondamentale per scegliere il report o output di stampa, vedere il risultato a video prima di andare in stampa, scegliere una stampante diversa da quella predefinita, creare un PDF dall’output di stampa, e gestire automaticamente o manualmente il dirottamento del risultato anche sul documentale.
Nella sezione "Tipo Stampa" si sceglie (a bottone) l'output dove lo si vuole, stampante grafica, anteprima a video, in formato PDF, formato testo (opportunità disabilitata).
Nella sezione "File di stampa da utilizzare" vengono elencate le stampe disponibili, questo elenco dipende dal programma e possono esserne presenti una o più di una, scegliere quindi la stampa che i vuole ottenere.
In "Impostazioni" viene visualizzata la stampante predefinita di Windows utilizzare. Tramite il tasto "Imposta" è possibile scegliere la stampante su cui indirizzare la stampa tra quelle installate in Windows. Solo per quanto riguarda la scelta della stampa grafica, il programma, una volta selezionata la stampante del caso, cambia la stampante predefinita di Windows, mettendo come predefinita quella appena selezionata.
Si possono realizzare moduli personalizzati di stampa in base alle esigenze particolari della propria azienda tramite il programma Crystal Reports per Windows sia in proprio, che contattando il rivenditore di fiducia.
Con scelta dell'output in anteprima la stampa viene dirottata a video dove hanno diverse funzionalità, quali la stampa, lo zoom, le ricerche e l'esportazione dei dati.
Questa funzionalità è il punto di partenza per distribuire i documenti selezionati in una grande varietà di formati (pdf, word, excel, file di testo ascii, odbc, ecc...).
Una volta scelto il formato desiderato, si può decidere di salvare il documento su file, di inviarlo per posta elettronica oppure di pubblicarlo su di un server di posta elettronica come Microsoft Exchange o Lotus Notes.