La conservazione sostitutiva
La premessa è: Il processo di conservazione è successivo a quello di archiviazione elettronica.
Con la Deliberazione n. 11/2004 da parte del CNIPA sulle nuove Regole Tecniche per la Riproduzione e Conservazione ottica sostitutiva, è stato definitivamente chiarito che possono essere archiviati su dischi ottici sia i documenti analogici (cartacei, pellicole mediche, audio, video, ecc.) sia i documenti informatici (testi, immagini, disegni, ecc.).
Grazie a queste norme è quindi possibile evitare la stampa dei documenti e la relativa conservazione cartacea dopo l'apposizione della firma digitale e del riferimento temporale da parte del responsabile della conservazione che ne attesta il corretto svolgimento del processo.
La conservazione sostitutiva può essere gestita internamente all'azienda oppure si può decidere di delegare un ente terzo (Responsabile della Conservazione).
Il responsabile della conservazione comunica successivamente per via telematica all'Agenzia delle Entrate l'impronta dell'archivio informatico sul quale è stata apposta la firma digitale e la marca temporale dei documenti rilevanti ai fini tributari, verrà trasmessa in via telematica (fisconline o entratel) entro il quarto mese successivo alla scadenza di presentazione della dichiarazione dei redditi dell'anno a cui si riferiscono i documenti da conservare.
La comunicazione dell'impronta comprende:
- I dati identificativi del soggetto interessato, del responsabile della conservazione, del soggetto eventualmente delegato da responsabile della conservazione;
- L'elenco dei documenti cui l'impronta si riferisce;
- L'indicazione del luogo in cui conservata l'evidenza informatica da cui è stata generata l'impronta;
- La marca temporale dell'archivio.
Le fasi per la gestione della conservazione sono:
- Classica archiviazione dei documenti tramite il Documentale CRP;
- Selezione delle pubblicazioni da mettere in conservazione sostitutiva;
- Avvio del processo di conservazione:
- Il file chiamato "lotto" contente l'archivio soggetto alla conservazione viene firmato digitalmente, il "lotto" può contenere più file (es. tutte le fatture ricevute in formato PDF) oppure anche solo un documento (es. stampa del libro giornale in formato PDF); la firma digitale viene posta su tutti i file del "lotto";
- Al "lotto" firmato viene applicata la marca temporale;
- Al "lotto" viene generata l'impronta dei documenti contenuti;
- I file vengono trasferiti su supporto informatico non riscrivibile o cmq su supporti ottici non modificabili.
- Generazione della comunicazione in XML;
- Invio all'Agenzia delle Entrate la comunicazione;
- Ora si possono dematerializzazione i documenti cartacei.
Attenzione al Responsabile della conservazione sostitutiva, perché ad esso vengono attribuiti precisi compiti e specifiche responsabilità.
In particolare, è compito del Responsabile della conservazione sostitutiva:
- Realizzare una base di dati relativa ai documenti informatici, gestita secondo principi di sicurezza stabiliti e documentati;
- Adottare procedure di tracciabilità in modo da garantire la corretta conservazione, l'accessibilità al singolo documento e la sua esibizione;
- Definire il contenuto del supporto di memorizzazione e delle relative copie di sicurezza;
- Definire procedure adeguate all'ambiente applicativo e alla tipologia di documenti da conservare.
Per questo motivo la CRP Software può aiutare l'azienda ad ottemperare alle procedure di conservazione sostitutiva essendo a conoscenza di tutte le fasi e i percorsi della normativa in merito alla conservazione fermandosi, attualmente, all'archiviazione elettronica e dando in aggiunta servizi e strumenti personalizzati su misura in base allo stato dell'arte ed alle necessità dell'azienda che vuole optare per la conservazione sostitutiva.
Ricordiamo e puntualizziamo che:
Il processo di conservazione sostitutiva è successivo a quello di archiviazione elettronica, e che dovrà essere eseguito con strumenti sia documentativi, sia tecnici, sia operativi adeguati e a norma di legge dove gli "attori" non è la CRP Software e il suo documentale, ma l'azienda, il responsabile della conservazione e l'ente certificatore.
Sarà nostra cura, a breve, di fornire "chiavi in mano" tecniche operative e di supporto per chi volesse eseguire la conservazione sostitutiva.