Caratteristiche generali
È il software di Gestione Documentale per imprese e professionisti che consente l'archiviazione in digitale e la conservazione sostitutiva, di qualsiasi tipo di informazione o documento (cartaceo).
Riduce i costi ed aumenta l'efficienza e la qualità dei processi di ricerca, risparmiando tempo.
Orientato per qualsiasi attività che si proponga di ridurre l'utilizzo del cartaceo e di organizzare e reperire documenti in qualsiasi momento velocemente e di condividerli aziendalmente.
La realizzazione di un archivio informatico dei documenti presuppone la possibilità di inserire in un unico contenitore opportunamente organizzato, una molteplicità di files di vari formati e di varia natura, in grado di rappresentare in maniera completa e inoppugnabile ogni documento emesso, ricevuto, inviato o comunque prodotto.
Nel Documentale si possono archiviare qualsiasi tipo di documento (pdf, foto, immagini, testi, disegni CAD, ecc...) ogni documento ha una tabella di indici che ne determinano la classificazione per le ricerche.
I campi di ricerca sono parametrici in base all'utilizzo aziendale come i percorsi di memorizzazione che possono essere supporti diversi e in cartelle specifiche.
Una utility di catalogazione permette di acquisire automaticamente tutti i documenti che vengono massivamente scannerizzati e abbinarli al loro relativo indice decodificando le informazioni utili attraverso delle etichette Barcode.
È la base per la definizione delle procedure di qualità, nell'ottica o meno del raggiungimento della certificazione.
SPAZIO:
Il documento elettronico ha un costo in termini di spazio di occupazione su disco, praticamente nullo.
In un CD o in un DVD o in un Hard-Disc è possibile salvare decine di migliaia di documenti, con un costo basissimo.
L'equivalente in termini cartacei, prevederebbe armadi pieni di documenti, che, tra l'altro, sarebbero comunque soggetti al naturale deterioramento dovuto al tempo.
REPERIBILITA':
Confrontare le possibilità di reperimento di un documento elettronico, con il suo equivalente cartaceo è improponibile.
Funzioni di ricerca consentono di ritrovare il documento in pochi secondi e di visualizzarlo e/o riprodurlo su carta e di consultare note e descrizioni specifiche del documento archiviato.
Nel caso di documenti archiviati come files non grafici, può anche essere attivata la ricerca "a tutto testo" per individuare parole non presenti nei dati identificativi ma presenti nel corpo del documento.
Dematerializzazione e Conservazione Sostitutiva
In linea con la normativa in materia di archiviazione documentale a conservazione sostitutiva permette a qualunque documento archiviato di essere conservato in forma elettronica, seguendo una procedura (Wizard) che prevede la creazione di un volume di conservazione contenente i dati validati dalla firma digitale e marcatura temporale.