Catalogazione
La catalogazione è un processo che velocizza l'abbinamento dei file provenienti da scanner con i loro indici e di conseguenza la loro memorizzazione nel documentale.
L'integrazione con gli strumenti di scannerizzazione e la gestione di servizi server garantiscono l'acquisizione dei documenti da fonti esterne, la gestione del Barcode
inoltre, è utilissima per l'indicizzazione in fase di protocollazione o per la gestione automatica dei documenti del ciclo passivo.
La flessibilità della soluzione permette di configurare il processo sulle necessità aziendali, automatizzandolo al massimo
e semplificando l'operato del personale addetto optando per l'archiviazione di un documento alla volta, o
per quella massiva lato server.
Ad oggi gli scanner e/o stampanti multifunzione, forniscono l'opzione di scansione
multipla, non resta quindi che parametrizzare una specifica cartella dove "poggiare" i documenti scansionati uno ad uno in formato PDF o immagine.
Il programma di catalogazione del documentale
prende in carico tale cartella temporanea per ottimizzare, aiutare, velocizzare e automatizzare l'archiviazione documentale
consentendo all'utente e all'impresa due opportunità di utilizzo: la catalogazione MANUALE quella AUTOMATICA.
La catalogazione MANUALE
La catalogazione manuale consente di vedere visivamente i file (con anteprima) contenuti nella cartella temporanea e inserire, quindi manualmente, le informazioni del suo indice per la memorizzazione.
Questa procedura può essere eseguita periodicamente.
Ogni volta che il file viene abbinato al suo indice, viene eliminato dalla cartella temporanea e inserito nel documentale, per poi procedere con l'abbinamento successivo.
La catalogazione AUTOMATICA
La catalogazione automatica consente di automatizzare completamente il processo di abbinamento file all'indice interpretando il barcode presente sui documenti.
Questa funzione necessita che precedentemente l'operatore abbia applicato sul documento cartaceo l'etichetta generata dalla procedura.
Operazione che viene gestita per esempio per il ciclo passivo (parlando del gestionale GENIO, registrazione di prima nota delle fatture di acquisto) ma può essere eseguita per qualsiasi tipo di documento previa applicazione dell'etichetta.
Il programma di catalogazione automatica, interpreta il barcode presente sul file, con un determinato connettore software, e automaticamente archivia file e il suo relativo indice senza l'utilizzo di un operatore.
Un programma di LOG segnala l'esito dell'operazione e visualizza gli eventuali file che non sono stati abbinati (per incertezza sulla lettura del barcode dell'etichetta) dando la possibilità di procedere alla catalogazione manuale.
